ASIAKKAIDEN TAI TOIMITTAJIEN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY

Oras Group säilyttää ja käsittelee liiketoiminnoissaan nykyisten, aikaisempien ja potentiaalisten asiakkaiden ja toimittajien sekä näiden työntekijöiden ja edustajien (jokainen henkilö omana ”rekisteröitynään”) henkilötietoja. Tällä tietosuojatiedotteella haluamme edistää läpinäkyvyyttä ja havainnollistaa, kuinka kyseisten tahojen henkilötietoja käsitellään. Henkilötietorekisteristä vastaa Oras Group -yhtiö, jolla on liiketoimintasuhde kunkin asiakkaan tai toimittajan kanssa, ja jonka liiketoimintoja varten henkilötietoja näin ollen käsitellään. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa voit olla yhteydessä suoraan toimipisteeseemme tai lähettää sähköpostia gdpr@oras.com.

1. Henkilötietojen käsittely

Henkilötiedot saadaan pääasiassa rekisteröidyltä itseltään tai niistä sovitaan hänen kanssaan. Voimme käsitellä myös rekisteröidyn edustamalta yritykseltä, viranomaisilta, yhteistyökumppaneiltamme (kuten aliurakoitsijoilta) tai muista julkisista lähteistä, kuten verkkosivuilta tai kaupparekisteristä, keräämiämme henkilötietoja. Henkilötietoja ovat:

  • tunnistustiedot kuten nimi, rekisteröidyn edustama yritys ja hänen tittelinsä;
  • yhteystiedot kuten työpaikan osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite; sekä
  • liiketoimintasuhteen aikana muodostuneet henkilötiedot, kuten keskinäinen kommunikointi, osto- ja myyntitilauksiin kirjatut tiedot, kampanjatiedot, tarjoukset, yhteiset tapahtumat tai muu yhteistyö, laskutukseen, maksusuorituksiin, tilausten toimituksiin sekä asiakkaan ja toimittajan liiketoimintasuhteen ylläpitoon ja yrityksemme kehittämiseen liittyvät tiedot.

2 .Tietojen käsittelyn lainmukaisuus ja tarkoitus 

Henkilötietoja hyödynnetään sellaisiin tarkoituksiin, jotka ovat perusteltuja rekisteröidyn ollessa asiakkaamme, toimittajamme tai edellä mainittujen palveluksessa, tai kun laki niin edellyttää.

Henkilötietoja käytetään potentiaalisten asiakkaiden ja toimittajien kartoittamisessa, sopimusneuvotteluissa, tarjouksissa, tilaustenkäsittelyssä, tuotteiden toimituksissa, tarjoamissamme palveluissa sekä vastaanottaessamme asiakkaan/toimittajan tuotteita ja palveluja, laskutusasioissa, tavarantoimituksissa, rahtikirjoissa, asiakassopimuksissa ja niihin liittyvissä toimissa sekä yritystoimintaamme liittyvissä markkinointitoimenpiteissä.

3. Tietojen luovutus ja sijainti

Osana liiketoimintaamme voimme tarvittaessa luovuttaa henkilötietoja yrityksemme sisällä ja yhteistyökumppaneillemme, kuten käyttämillemme kuljetusyrityksille ja jälleenmyyjillemme.

Henkilötietoja säilytetään Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen sisällä. Mikäli luovutamme henkilötietojasi EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ilmoitamme asiasta sinulle.

4. Henkilötietojen säilytys

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeellista (i) nykyisten ja potentiaalisten asiakkaiden/toimittajien voimassa olevien sopimusten, tarjousten, tarjouspyyntöjen tai muiden kaupankäyntiin liittyvien toimintojen kannalta, (ii) muihin perusteltuihin käyttötarkoituksiin, kuten taloudellisten tietojen raportoimiseksi nykyisille tai potentiaalisille asiakkaille/toimittajille tai (ii) lain niin edellyttäessä. Mikäli liiketoimintasuhteemme asiakkaan/toimittajan kanssa päättyy, säilytämme henkilötietoja, jos se on välttämätöntä liiketoiminnallemme, kuten sopimusarkiston ylläpitämiseksi tai mahdollisten reklamaatioiden hoitamiseksi.  

Säilytämme henkilötietoja myös siinä tapauksessa, että se on tarpeellista laillisten velvoitteiden kannalta, kuten kirjanpidossa. Kun henkilötietojen säilyttäminen ei ole enää tarpeellista, ne poistetaan tai mitätöidään turvallisesti.  

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröitynä sinulla on oikeus pyytää meiltä:

  • pääsy omiin henkilötietoihisi;
  • henkilötietojesi oikaisua tai poistoa;
  • henkilötietojesi käytön rajoittamista;
  • henkilötietojesi käytön kieltoa; ja
  • (tiettyjen ehtojen täyttyessä) tietojen siirrettävyyttä, mikä tarkoittaa, että rekisteröity saa jäljennöksen toimittamistaan tiedoista ja voi siirtää tiedot palveluntarjoajalta toiselle esteettä.

Kun tietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, on tällä oikeus perua suostumuksensa koska tahansa. Pyydämme huomioimaan, että suostumuksen peruminen ei vaikuta aikaisemmin tapahtuneen, suostumuspohjaisen tiedonkäytön lainmukaisuuteen.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä pyynnöissä voit olla yhteydessä suoraan toimipisteeseemme tai lähettää sähköpostia gdpr@oras.com.

Teemme parhaamme toteuttaaksemme pyyntösi. Jos pyynnön toteuttaminen ei kuitenkaan ole mahdollista, kerromme sinulle esteen syyn.

Mikäli koet, että tapamme käsitellä henkilötietoja ei vastaa tietosuoja-asetuksen tai muun tähän sovellettavan lain säännöksiä, voit olla yhteydessä asiaa valvovaan viranomaiseen, kuten tietosuoja-asioista vastaavaan oikeusasiamieheen tai kuluttaja-asiamieheen henkilötietojesi asianmukaisen käsittelyn takaamiseksi.