BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER OM KUNDER ELLER LEVERANDØRER

Oras-konsernet samler inn og behandler personopplysninger om aktuelle, tidligere og potensielle kunder og leverandører, samt medarbeidere og representanter for slike kunder og leverandører (også kalt «den registrerte»). Med denne personvernerklæringen ønsker vi å mane til åpenhet og vise hvordan vi behandler personopplysninger om den registrerte. Behandlingsansvarlig for personopplysningene er bedriften i Oras-konsernet som har en forretningsforbindelse med ren respektive kunden eller leverandøren, og som har den virksomheten som personopplysningene blir behandlet i forbindelse med. Hvis du har spørsmål om behandling av personopplysninger om kunder eller leverandører, kan du kontakte vårt lokale kontor eller sende en e-post til Oras Business gdpr@oras.com. E-posten må være på engelsk eller finsk.

1. Behandling av personopplysninger

Personopplysningene blir i hovedsak hentet inn fra, eller avtalt med den registrerte. Vi kan også behandle personopplysninger som innhentes fra bedriften som den registrerte representerer, fra offentlige myndigheter eller fra andre samarbeidspartnere, for eksempel underleverandører og offentlige kilder, for eksempel nettsteder og bedriftsregistre. Personopplysningene består av:

  • identifiserende informasjon, for eksempel navn, hvilket firma den registrerte representerer og den registrertes stilling.
  • kontaktinformasjon, for eksempel adresse til arbeidsstedet, telefonnummer og e-postadresse.
  • personopplysninger som genereres i forbindelse med forretningsforholdet, for eksempel kommunikasjon, informasjon fra innkjøpsordre, informasjon om kampanjer, spesialtilbud, samarbeidsaktiviteter eller andre former for samarbeid, samt informasjon som er nødvendig i forbindelse med fakturering og betaling, håndtering av leveranser, for å kunne opprettholde relasjonen med kunden og leverandøren og for å utvikle virksomheten vår.

2. Det rettslige grunnlaget for, og formålet med behandlingen

Vi behandler personopplysninger når det er nødvendig i forbindelse med våre berettigede interesser, som oppstår når den registrerte er vår kunde eller leverandør eller arbeider for en av våre kunder eller leverandører, eller for å overholde juridiske krav.

Personopplysninger behandles for å finne og forhandle med potensielle kunder og leverandører, for å gi og forhandle tilbud, for å behandle bestillinger, for å levere produkter og tjenester til kundene våre og for å motta produkter og tjenester fra leverandørene våre, i forbindelse med fakturering, i forbindelse med frakt og for å utarbeide fraktsedler, for å utarbeide, håndheve og opprettholde avtaler, for å utarbeide og gjennomføre alle aktiviteter knyttet til slike avtaler, samt i forbindelse med markedsføring av virksomheten vår.

3. Overføring og lagring av opplysninger

Som en del av virksomheten vår vil vi, der det er aktuelt, overføre personopplysninger til andre bedrifter i konsernet og til partnere som vi samarbeider med, for eksempel transportselskaper og forhandlerne våre.

Personopplysningene lagres i EU eller EØS. Hvis vi overfører personopplysningene dine utenfor EU/EØS, skal du informeres om dette.

4. Lagring av personopplysninger

Vi lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for (i) å kunne implementere og oppfylle inngått avtale eller for å gi og be eksisterende eller potensiell kunder og leverandører tilbud og forretningsforslag, samt (ii) for andre berettigede formål som er knyttet til eksisterende eller potensielt forretningsforhold, for eksempel å utarbeide økonomisk informasjon, eller (iii) for å overholde lovverket. Hvis kunde- eller leverandørforholdet avsluttes, lagrer vi personopplysninger hvis det er nødvendig for virksomheten, for eksempel i forbindelse med arkiverte kontrakter og for å kunne behandle eventuelle reklamasjoner.

Vi lagrer også personopplysninger når det er nødvendig for å overholde juridiske forpliktelser, for eksempel regnskapsføring.

Når det ikke lenger er nødvendig å lagre personopplysninger, skal de slettes eller anonymiseres på en sikker måte.

5. Den registrertes rettigheter

Som registrert har du rett til å be oss om:

  • innsyn i dine egne personopplysninger.
  • korrigering eller sletting av personopplysningene dine.
  • å begrense behandling knyttet til deg.
  • å motsette deg behandling.
  • å i enkelte tilfeller benytte deg av din rett til dataportabilitet. Det betyr at du personopplysninger som du har utlevert til oss, skal overføres til en annen behandlingsansvarlig på et strukturert, vanlig og maskinlesbart format.

Når behandlingen er basert på samtykke, har du som registrert rett til å når som helst trekke tilbake ditt samtykke. Hvis du trekker tilbake ditt samtykke, vil det ikke påvirke lovligheten av behandling som var basert på samtykke og som ble gjennomført før du trakk tilbake ditt samtykke.

Alle henvendelser skal rettes til kontaktpunktet som er nevnt tidligere.

Vi gjør vårt beste for å oppfylle dine ønsker. Men noen ganger må vi avvise forespørselen. Du skal da bli informert om grunnlaget for dette.

Hvis du mener at vår behandling av personopplysninger ikke er i tråd med personvernerklæringen eller annen lovgivning, kan du kontakte Datatilsynet for å undersøke om behandlingen er tillatt.