ОБРОБКА ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ ЗАМОВНИКА АБО ПОСТАЧАЛЬНИКА

Oras Group отримує та обробляє в своїй господарській діяльності персональні дані своїх поточних, попередніх та потенційних замовників і постачальників, а також співробітників та представників таких замовників і постачальників  (кожна фізична особа особисто є "суб'єктом даних"). За допомогою цього повідомлення про конфіденційність ми хочемо сприяти прозорості та демонструвати, як обробляються персональні дані причетних суб'єктів даних. Оператор персональних даних - це компанія Oras Group, яка має відповідні ділові стосунки з певним замовником або постачальником, в процесі діяльності якого проходить таким чином обробка персональних даних. При виникненні будь-яких питань щодо обробки персональних даних замовника або постачальника просимо звернутись до  нашого місцевого офісу, або надіслати електронний лист до Oras Group gdpr@oras.com виключно англійською або фінською мовами.

1. Обробка персональних даних

Персональні дані в основному надходять від суб'єкта даних або погоджуються з ним. Ми також можемо обробляти персональні дані, отримані від компанії, яку представляє суб'єкт даних, органів влади та від наших інших партнерів по співпраці, таких як наші субпідрядники, а також дані з публічно доступних джерел, таких як веб-сторінки або торговельні реєстри. Персональні дані включають в себе:

  • ідентифікаційну інформацію, таку як ім’я, компанія, яку представляє суб'єкт даних, та його/її посада;
  •   контактну інформацію, таку як адреса робочого місця, номер телефону і адреса електронної пошти; і
  •    особисті дані, отримані під час ділових відносин, такі як переписка, інформацію, що міститься в замовленнях на покупку, інформацію, що відноситься до акцій та спеціальних  пропозицій, спільних дій або іншого співробітництва, а також інформацію, необхідна для виставлення рахунків та проведення платежів, поставок, підтримки відносин із замовником та постачальником та для розвитку нашого бізнесу.

2. Правова база та призначення обробки

Ми обробляємо персональні дані виходячи із необхідності цього для забезпечення наших законних інтересів, які виникають, коли суб'єкт даних є нашим замовником або постачальником, або перебуває у службових відносинах з ними, або з метою дотримання юридичного зобов'язання, дія якого на нас поширюємося.

Персональні дані обробляються для проведення досліджень і переговорів з потенційними замовниками та постачальниками, надання і узгодження пропозицій, обробки замовлень, постачання продуктів і послуг нашим замовникам та для отримання продуктів і послуг від наших постачальників, для виставлення рахунків, для задач транспортування і оформлення транспортних накладних, складання, застосування і підтримування ділових угод,  вчинення і здійснення будь-яких дій пов'язаних із зазначеними угодами, а також здійснення маркетингових зав’язків, пов'язаних з нашим бізнесом.

3. Передача та розміщення даних

Складовою частиною нашої господарської діяльності є передача, за необхідності, персональних даних компаніям нашої групи і  нашим партнерам по співпраці, таким як компаніям - первізникам та нашим торговельним посередникам.
Песональні дані знаходяться в Європейському Союзі або Європейській економічній зоні. У випадку передачі ваших персональних даних за межі ЄС / ЄЕЗ, ви будете повідомлені.

4. Збереження особистих даних

Ми зберігаємо персональні дані та довго, як це є необхідним для (i) впровадження та виконання відповідних ділових угод або  для подання і запиту цінових та комерційних пропозицій від існуючих та потенційних замовників та постачальників та (ii) інших законних потреб, які мають відношення до існуючих або потенційних ділових відносин, таких як адміністрування фінансової інформації, або (iii) з метою дотримання законодавства. У випадку  припинення відносини з відповідним замовником або постачальниками ми зберігаємо персональні дані, якщо це необхідно для нашої господарської діяльності, такої як ведення нашого контрактного архіву та обробки можливих рекламацій.

Ми також зберігаємо персональні дані, коли таке зберігання необхідне для виконання юридичних зобов'язань, дії яких ми підлягаємо, таких як бухгалтерський облік.

Коли збереження персональних даних втрачає необхідність, їх  видаляють або безпечно анонімізують (надають анонімності

5. Права суб'єктів даних

Як суб'єкт даних ви маєте право вимагати від нас:

  • доступу до ваших персональних даних;
  • виправлення або стирання ваших персональних даних;
  • обмеження обробки, що стосується вас;
  • відміни процесу обробки; і
  • за певних передумов права на портативність даних, що означає, що ви можете отримати ваші надані нам персональні дані у структурованому форматі, який адаптований для загального вжитку та машинного зчитування,  і передати ці дані іншому оператору.

Якщо обробка здійснюється на основі згоди, як суб'єкт даних ви маєте право відкликати вашу згоду в будь-який час. Будь ласка, зверніть увагу, що скасування вашої згоди не вплине на законність проведення обробки на основі згоди, яка мала місце до вашого відкликання згоди.

Будь-який запит повинен бути поданий на вказану вище контактну точку.

Ми зробимо все можливе для виконання вашого запиту. Однак іноді ми маємо вам відмовити, в такому випадку ми вас повідомимо про причини такої відмови.
 

Якщо ви вважаєте, що наша обробка персональних даних не відповідає вимогам Загального регламенту захисту даних або іншого чинного законодавства, ви можете звернутися до належного контролюючого органу (наприклад, у Фінляндії – до фінського уповноваженого з захисту даних), щоб підтвердити відповідність процесу обробки ваших персональних  даних.