BEHANDLING AF PERSONLIGE DATA -  KUNDE OG LEVERANDØR

Oras Group indhenter og behandler personoplysninger om nuværende, tidligere og potentielle kunder og leverandører samt sådanne kunders og leverandørers medarbejdere og repræsentanter (hver fysisk person, som individuel “registreret”.) Med denne meddelelse om beskyttelse af personlige oplysninger ønsker vi, at fremme gennemsigtighed og demonstrere, hvordan personoplysninger behandles. Den registeransvarlige for personoplysninger er den Oras Group virksomhed, der har det relevante forretningsforhold med den respektive kunde eller leverandør, og for hvis forretningsdrift persondataen behandles. Har du spørgsmål til hvordan persondata for kunder og leverandører håndteres, kontakt da venligst dit lokale salgskontor eller send en e-mail til Oras Business  gdpr@oras.com (kun engelsk eller finsk).

1. Behandling af personoplysninger

Personoplysningerne hentes hovedsageligt fra eller aftales med den registrerede. Vi kan også behandle personoplysninger fra den virksomhed, som den registrerede repræsenterer, myndighederne og vores øvrige samarbejdspartnere, såsom vores underleverandører og fra offentligt tilgængelige kilder, som f.eks. Internet sider og handelsregistre. Personoplysningerne omfatter:

  • Identifikationsoplysninger som navn, firmaet, den registrerede repræsenterer og hans / hendes titel;
  • kontaktoplysninger som arbejdspladsens adresse, telefonnummer og e-mail adresse; og
  • personoplysninger genereret sammen med kundeforholdet, som f.eks. kommunikation, oplysninger inkluderet i indkøbsordrer, informationer relateret til kampagner, specielle tilbud, fælles aktiviteter eller samarbejde, samt oplysninger, der kræves for fakturering og betalinger, håndtering af leverancer, vedligeholdelse af kunde- og leverandørforhold samt udvikling af vores forretning.

2. Retsgrundlaget for behandlingen

Vi behandler personoplysninger baseret på nødvendigheden af vores legitime interesser, som opstår, når den registrerede er vores kunde, leverandør eller til vores kundes tjeneste eller for overholdelse af en lovmæssig forpligtelse, som vi er underlagt.

Personoplysninger behandles for: at undersøge og forhandle med potentielle kunder og leverandører, at anmode om og afgive tilbud, bestille og erhverve produkter og tjenester til og fra vores kunder og leverandører, fakturere betalinger, til forsendelse og formular til oprettelse af fragtbreve, udarbejde, håndhæve og vedligeholde leveringsaftaler og producere og udføre aktiviteter relateret til sådanne aftaler så vel som, at udføre marketingrelaterede kommunikationer relateret til vores forretning.

3. Overførsler og lokalisering af data

Som led i vores forretningsaktiviteter overfører vi, hvis nødvendigt, personlige data til vores koncernselskaber og til vores samarbejdspartnere, som f.eks. Leveringsselskaberne og vore forhandlere.

Personoplysninger er placeret i Den Europæiske Union eller Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde. Skulle vi overføre dine personlige data til en lokation uden for EU/EØS, informeres du herom.

4. Lagring af personoplysninger

Vi gemmer personoplysninger, så længe det er nødvendigt for (i) implementering og udførelse af den pågældende kundeaftale; at fremsætte og forespørge tilbud og forretningsforslag til og fra eksisterende eller potentielle kunder samt leverandører; og (ii) andre legitime formål relateret til eksisterende eller potentielle kundeforhold, såsom at producere finansiel information, eller (iii) overholdelse af loven. Skulle det respektive kunde- eller leverandørforhold afslutte, bevarer vi personoplysninger, hvis det er nødvendigt for vores forretningsdrift, som f.eks. Vedligeholdelse af vores kontraktarkiv og behandling af eventuelle reklamationer.

Vi gemmer også personoplysninger, når dette er nødvendig for at overholde de lovmæssige forpligtelser, som vi er underlagt, f.eks. Bogføring.

Når lagring af personoplysninger ikke længere er nødvendig, skal disse slettes eller anonymiseres på en sikker måde.

5. De registreredes rettigheder

Som registreret har du ret til, at anmode følgende fra os:

  • adgang til dine egne personlige data;
  • berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger;
  • begrænsning af behandlingen af data vedrørende dig;
  • protestere mod databehandling; og
  • under visse forudsætninger ret til dataportabilitet, hvilket betyder at du muligvis modtager dine personlige data, som du har givet os, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og overfører sådanne data til en anden controller.

Hvor behandlingen er baseret på samtykke, har du som registreret ret til at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid. Bemærk venligst, at tilbagekaldelse af dit samtykke ikke påvirker lovligheden af den samtykkebaserede behandling, der finder sted før din tilbagekaldelse af samtykke.

Enhver anmodning skal sendes til førnævnte kontaktsted.

Vi vil gøre vores bedste for at gennemføre din anmodning. Nogle gange må vi afvise din anmodning, i tilfælde af dette, skal vi informere dig om grundlaget for et sådant afslag.

Hvis du mener, at vores behandling af personoplysninger ikke overholder kravene i Persondataforordningen/ GDPR eller anden gældende lovgivning, kan du kontakte den danske databeskyttelsesmyndighed for at få bekræftet, om behandlingen af dine personoplysninger er hensigtsmæssig.