PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH KLIENTA LUB DOSTAWCY

Grupa Oras otrzymuje i przetwarza w ramach swojej działalności gospodarczej dane osobowe swoich obecnych, dawnych i potencjalnych klientów oraz dostawców, jak również pracowników i przedstawicieli takich klientów i dostawców (każda osoba fizyczna zwana indywidualnie “podmiotem danych”). Poprzez niniejszą politykę prywatności pragniemy zapewnić przejrzystość i przedstawić, w jaki sposób przetwarzane są dane osobowe odpowiednich podmiotów danych. Administratorem danych osobowych jest firma Oras Group, która utrzymuje odpowiednie stosunki handlowe z danym klientem lub dostawcą , i w ramach jej działalności gospodarczej są w związku z tym przetwarzane te dane osobowe. Jeśli mają Państwo jakiekolwiek pytania dotyczące przetwarzania danych osobowych klienta lub dostawcy, prosimy o kontakt z naszym lokalnym biurem lub wysłanie e-maila do Oras Business  gdpr@oras.com, wyłącznie w języku angielskim lub fińskim.

1. Przetwarzanie danych osobowych

Dane osobowe są pozyskiwane głównie od podmiotu danych lub to pozyskiwanie jest z nim uzgodnione. Możemy również przetwarzać dane osobowe otrzymane od firmy, którą reprezentuje podmiot danych, władz oraz naszych innych partnerów we współpracy, takich jak nasi podwykonawcy, jak również z publicznie dostępnych źródeł, takich jak strony internetowe i rejestry handlowe. Dane osobowe obejmują poniższe:

  • dane identyfikacyjne, takie jak imię i nazwisko, firma, którą reprezentuje podmiot danych, oraz jego stanowisko;
  • dane kontaktowe, takie jak adres miejsca pracy, numer telefonu i adres e-mail; oraz
  • dane osobowe wygenerowane w okresie stosunków handlowych, takie jak pochodzące z zawiadomień, informacje zawarte w zamówieniach, informacje związane z kampaniami, specjalnymi ofertami, wspólnymi akcjami lub dowolną współpracą, jak również informacje wymagane do fakturowania i płatności, obsługi dostaw, utrzymania stosunków z klientem oraz dostawcą, jak również do celów rozwoju naszej działalności.

2. Podstawa prawna i cele przetwarzania

Przetwarzamy dane osobowe w razie konieczności, do celów wynikających z naszych uzasadnionych interesów, które powstają, kiedy podmiot danych jest naszym klientem lub dostawcą, lub w związku z serwisem dla naszego klienta bądź do celu wypełnienia obowiązku prawnego, który na nas spoczywa.

Dane osobowe są przetwarzane w celu poznania potencjalnych klientów i dostawców oraz negocjacji z nimi, składania i negocjowania ofert, obsługi zamówień, dostarczania produktów naszym klientom i wykonywania usług dla nich, otrzymywania produktów i usług od naszych dostawców, fakturowania, wysyłki oraz sporządzenia listu przewozowego, sformułowania, wykonania i utrzymania umów handlowych, jak również w celu wykonania wszelkich czynności związanych z takimi umowami oraz dostarczania wiadomości marketingowych związanych z naszą działalnością.

3. Transfery i lokalizacja danych

W ramach naszej działalności przekazujemy, w stosownym przypadku, dane osobowe spółkom z naszej grupy i naszym partnerom we współpracy, takim jak firmy przewozowe i odsprzedawcy naszych produktów.

Dane osobowe znajdują się w Unii Europejskiej lub na Europejskim Obszarze Gospodarczym. W przypadku przesyłania Państwa danych osobowych poza UE/EOG będziemy Państwa o tym informować.

4. Przechowywanie danych osobowych

Przechowujemy dane osobowe przez okres niezbędny do (i) realizacji danych umów handlowych oraz do składania ofert i propozycji biznesowych obecnym lub potencjalnym klientom, jak również wnioskowania o oferty i takie propozycje od obecnych lub potencjalnych dostawców, oraz (ii) do innych uzasadnionych celów związanych z dotychczasowymi lub potencjalnymi stosunkami handlowymi, takich jak opracowanie danych finansowych, lub (iii) w celu zastosowania się do przepisów. W przypadku zakończenia stosunków z danym klientem lub dostawcą przechowujemy dane osobowe w przypadku, gdy jest to niezbędne do naszej działalności gospodarczej, takiej jak prowadzenie archiwum umów oraz rozpatrywanie ewentualnych reklamacji.

Przechowujemy dane osobowe również w przypadku, gdy przechowywanie jest niezbędne do wypełniania spoczywających na nas obowiązków prawnych, takich jak prowadzenie księgowości.

Kiedy przechowywanie danych osobowych nie jest już niezbędne, zostaną one bezpiecznie usunięte lub zanonimizowane.

5. Prawa podmiotu danych

Jako podmiot danych mają Państwo prawo do domagania się od nas poniższego:

  • dostęp do Państwa własnych danych osobowych;
  • poprawienie lub usunięcie Państwa danych osobowych;
  • ograniczenie przetwarzania odnoszącego się do Państwa;
  • zgłoszenie sprzeciwu wobec przetwarzania; oraz
  • przy określonych warunkach wstępnych, prawo do przeniesienia danych, co oznacza, że mogą Państwo otrzymać swoje dane osobowe, które dostarczyli nam Państwo, w ustrukturyzowanej, powszechnie stosowanej i odczytywalnej komputerowo formie, oraz przesłać takie dane do innego administratora.

W przypadku, gdy przetwarzanie jest oparte na Państwa zgodzie, jako podmiot danych mają Państwo prawo do wycofania swojej zgody w dowolnym terminie. Prosimy mieć na uwadze, że wycofanie Państwa zgody nie będzie mieć wpływu na zgodność z prawem przetwarzania w oparciu o zgodę, mającego miejsce przed wycofaniem przez Państwa zgody.

Każdy wniosek będzie składany do punktu kontaktowego podanego powyżej.

Dołożymy wszelkich starań w celu realizacji Państwa wniosku. Jednakże czasami będziemy musieli odrzucić Państwa wniosek, w którym to przypadku poinformujemy Państwa o przyczynie tego odrzucenia.

W przypadku uznania przez Państwa, że przetwarzanie przez nas danych osobowych nie spełnia wymagań Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych lub innego obowiązującego przepisu, mogą Państwo skontaktować się z odpowiednim organem nadzorczym (np. we Finlandii jest to Fiński Rzecznik ds. Ochrony Danych) w celu potwierdzenia odpowiedniości przetwarzania Państwa danych osobowych.